Le monde du travail a connu un basculement sans précédent ces dernières années. Selon une étude Ifop réalisée en 2021, 41 % des salariés ont eu recours au télétravail depuis la crise sanitaire. Parmi les cadres concernés, 88 % déclarent vouloir continuer à télétravailler (Ifop, avril 2021).
Mais au-delà du simple travail à distance, un concept plus ambitieux s'impose progressivement dans les entreprises : le smart working.
Aussi appelé « Smart Ways of Working », le smart working ne se limite pas à travailler depuis chez soi. Il porte une véritable mutation de la culture du travail, fondée sur la flexibilité, l'autonomie, la confiance et l'utilisation intelligente de la technologie.
Un changement de paradigme que 93 % des DRH interrogés considèrent comme un bouleversement majeur des pratiques managériales.
Chez The Bureau, cette transformation porte un nom : le #SWOW, pour SmartWayOfWorking. Une vision qui place la convivialité, la flexibilité et l'art de vivre au cœur de l'expérience de travail.
Ce guide complet vous propose de comprendre ce qu'est réellement le smart working, ce qui le distingue du télétravail, quels sont ses piliers, ses avantages, ses limites, et comment le mettre en place concrètement dans votre organisation.
Smart working : définition et origine d'un nouveau modèle de travail
Définition du smart working : bien plus que du télétravail
Littéralement traduit par « travail intelligent », le smart working est un modèle organisationnel caractérisé par une grande flexibilité de l'espace, du temps et des outils de travail. Il ne s'agit pas simplement de travailler à distance, mais de repenser entièrement la manière dont le travail est organisé, en se concentrant sur ce qui compte réellement : les idées, les projets et les personnes.
Le smart working vise à doter les collaborateurs de l'ensemble des leviers nécessaires pour accomplir leurs missions dans les meilleures conditions possibles, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. C'est une approche holistique qui transforme la culture et les pratiques de travail de l'organisation dans son ensemble.
Le smart working repose généralement sur trois dimensions complémentaires : la technologie, les pratiques RH et managériales, et l'aménagement des espaces de travail. On parle aussi de travail agile, de travail flexible ou de New Ways of Working pour désigner cette même philosophie.
Des origines à l'accélération post-Covid : comment le concept s'est imposé
Le smart working est apparu à la fin des années 2000, porté par les avancées technologiques et l'émergence de nouvelles attentes des salariés. Mais c'est la crise sanitaire de 2020 qui a joué un rôle d'accélérateur décisif. Mis en place dans l'urgence, le télétravail s'est installé durablement dans les organisations, et avec lui, la conviction qu'un modèle plus flexible était non seulement possible mais souhaitable.
Les nouvelles générations, Millennials et Gen Z, ont renforcé cette dynamique en faisant de la flexibilité, de l'autonomie et de l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des critères de choix non négociables.
En France, le nombre d'accords d'entreprise portant sur le télétravail a été décuplé entre 2017 et 2021. Le smart working est devenu la réponse des entreprises à ces aspirations.
C'est dans ce contexte que des acteurs comme The Bureau ont développé leur modèle. Fondé à Paris en 2016, The Bureau a anticipé cette transformation en proposant dès le départ une nouvelle façon de travailler en phase avec son époque, des lieux conviviaux, élégants et fonctionnels où toute une nouvelle génération de cadres parisiens, acteurs de l'économie française, forme aujourd'hui une véritable communauté.
Smart working, télétravail, travail hybride : quelles différences ?
La confusion entre ces trois notions est fréquente, et pourtant les différences sont significatives.
Le télétravail permet de travailler à distance mais implique généralement le respect d'horaires prédéfinis et se limite le plus souvent au domicile du collaborateur.
Le travail hybride mixe présentiel et distanciel, souvent avec des jours fixes.
Le smart working, lui, va bien plus loin : il abolit les horaires fixes, permet de travailler depuis n'importe quel lieu et, surtout, il ne se contente pas de changer l'organisation pratique du travail ; il en transforme la culture.
La différence clé réside dans la profondeur du changement : le télétravail est une solution pratique, le travail hybride est un compromis organisationnel, le smart working est une transformation culturelle globale.
Le smart working repose sur la confiance, l'autonomie et une évaluation fondée sur les résultats pas sur la présence physique. Il intègre aussi une infrastructure technologique complète, pas seulement des outils basiques de visioconférence.
Le #SWOW (SmartWayOfWorking) de The Bureau illustre parfaitement cette philosophie : les membres ne viennent pas simplement « occuper un bureau », ils rejoignent un écosystème pensé pour la créativité, l'innovation et l'échange, avec la liberté de choisir leur environnement de travail parmi quatre adresses parisiennes en fonction de leurs besoins du moment.
Les 4 piliers fondamentaux du smart working
L'espace : repenser le lieu de travail
Avec le smart working, le travail n'est plus contraint aux limites physiques de l'entreprise. Le bureau traditionnel se transforme en ce que certains appellent un « bateau mère » : un lieu dédié au regroupement, à l'accueil, à la formation et au travail collaboratif, mais plus à un usage quotidien individuel. Les collaborateurs peuvent exercer depuis un espace de coworking, leur domicile, un café ou tout autre lieu adapté à leur mission du moment.
L'espace de travail doit être pensé en fonction des usages : zones de concentration, espaces d'échanges, lieux de convivialité. C'est exactement l'approche adoptée par The Bureau, où chaque adresse propose une palette d'espaces complémentaires : bureaux fermés voués à la concentration et à la confidentialité dans les étages, espaces de coworking partagés pour les échanges, restaurants et coffee shops pour les moments de convivialité et de networking informel, salles de réunion pour le travail collaboratif, patios et terrasses pour les pauses et les réflexions au grand air, et cabines téléphoniques insonorisées pour les appels confidentiels.
Le smart office, c'est cette variété d'espaces mis au service des différentes activités de la journée.
Des entreprises comme Dropbox ont d'ailleurs radicalement repensé le rôle de leurs bureaux, les dédiant exclusivement à l'onboarding, au brainstorming et aux réunions en interdisant le travail individuel sur site.
Le concept de « hub & club » développé par JLL va dans le même sens : le bureau devient un lieu de rencontres, d'échanges et d'enrichissement mutuel.
Le temps : la flexibilité horaire au service de la performance
Le smart working repose sur une conviction forte : ce qui compte, ce n'est pas le temps passé au bureau mais la qualité du travail accompli. Les collaborateurs gèrent leur emploi du temps en autonomie, en fonction de leurs contraintes personnelles et de leurs pics de productivité. La priorité est donnée au travail bien fait, peu importe d'où et quand il est réalisé.
Cette flexibilité temporelle se traduit par une évaluation fondée sur les résultats et les objectifs atteints, et non sur le présentéisme ou le nombre d'heures.
Une entreprise de marketing, par exemple, mesure le succès d'une campagne non pas par le nombre d'heures de travail, mais par l'impact généré et les objectifs atteints.
Chez The Bureau, cette flexibilité se matérialise par un accès 24/7 aux espaces du 28 et 16 Cours Albert 1er, et un accès en journée (du lundi au vendredi de 8h à 19h) aux autres adresses.
Les membres Itinérants peuvent travailler quand et où ils le souhaitent, en choisissant l'adresse la plus adaptée à leur agenda du jour.
La technologie : le socle indispensable du travail intelligent
Sans digitalisation, pas de smart working. Chaque entreprise qui souhaite adopter ce modèle doit offrir à ses équipes un matériel nomade adapté et des outils collaboratifs performants. La technologie est ce qui rend possible la flexibilité spatiale et temporelle : outils de visioconférence, de gestion de projets, de messagerie instantanée, cloud sécurisé.
Mais attention : si la technologie n'est pas optimale, elle devient une source de friction plutôt qu'un levier de performance. Les enjeux liés à la sécurité des données, à la RGPD et à la confidentialité des informations doivent être traités dès le départ. C'est un aspect que les espaces de smart working doivent prendre en charge de manière exemplaire.
The Bureau a fait de l'excellence technologique un engagement fort. Ses espaces sont équipés de deux fibres optiques redondées avec un débit d'1 Gbps sans limitation de bande passante, de VLAN dédiés et étanches par bureau fermé, de systèmes redondés et ondulés pour pallier toute panne, et de routeurs/firewalls de dernière technologie.
La solution de téléphonie unifiée 3CX fournit à chaque membre un téléphone IP avec pré-décroché personnalisé, musique d'attente et appels illimités vers plus de 100 destinations dans le monde. Une hotline IT dédiée complète ce dispositif. Cette infrastructure professionnelle permet aux smart workers de bénéficier d'une connectivité et d'une sécurité de niveau entreprise, quel que soit le bureau qu'ils occupent ce jour-là.
Les personnes : confiance, autonomie et culture du résultat
Le smart working repose fondamentalement sur la confiance. L'autonomie accordée aux collaborateurs, la responsabilité individuelle et collective, et la culture du résultat remplacent le contrôle hiérarchique traditionnel. C'est un changement de paradigme profond pour les managers comme pour les équipes.
Les entreprises qui ont adopté le smart working rapportent une amélioration de la satisfaction, de l'engagement et de la créativité de leurs collaborateurs. La confiance, dans les relations professionnelles comme dans les relations humaines en général, est la clé de voûte de la longévité et du plaisir partagé.
Le fondateur de The Bureau, Laurent Gesnelay, résume cette conviction : The Bureau fédère une communauté d'entrepreneurs ambitieux qui ont choisi cette formule contemporaine, flexible et adaptée, afin de faire prospérer leur activité dans un flux d'énergie continu et un climat de confiance.
C'est exactement ce que le smart working promet à l'échelle de l'organisation : un environnement où la confiance libère la créativité.
Les avantages du smart working pour l'entreprise et les collaborateurs
Les bénéfices pour l'entreprise : économies, recrutement et marque employeur
Le premier avantage pour les entreprises est d'ordre économique. La réduction des surfaces de bureaux, la rationalisation des mètres carrés et la baisse des coûts d'entretien permettent des économies significatives. Le taux de foisonnement peut passer de 0,8 en organisation classique (8 postes pour 10 collaborateurs) à 0,5 en smart working avancé (5 postes pour 10 collaborateurs).
Au-delà des économies, le smart working supprime les limites géographiques en matière de recrutement, permettant de sourcer des candidatures à l'échelle nationale voire internationale.
Deux tiers des DRH attendent des gains de productivité liés au développement du télétravail, et 85 % considèrent souhaitable son développement pérenne.
Enfin, une politique de smart working renforce considérablement la marque employeur ; un atout décisif dans un marché de l'emploi tendu.
Pour les entreprises qui souhaitent adopter le smart working sans investir dans des bureaux traditionnels, les espaces comme The Bureau offrent une solution clé en main : des bureaux flexibles, privatifs ou partagés, avec l'ensemble des services inclus, dans des adresses qui valorisent l'image de l'entreprise et attirent les talents.
Les bénéfices pour les employés : qualité de vie, productivité et épanouissement
Pour les salariés, le smart working offre une flexibilité sans précédent dans le choix du lieu et des horaires de travail. La réduction des temps de transport, la possibilité de mieux gérer les imprévus de la vie privée et l'autonomie accordée se traduisent par des collaborateurs moins stressés, plus productifs et plus épanouis.
Contrairement aux idées reçues selon lesquelles un environnement de travail moins encadré entraînerait une baisse de productivité, le smart working a prouvé qu'une plus grande liberté avait l'effet inverse. Les salariés sont plus productifs, moins stressés, plus libres et donc plus heureux d'exercer leur métier. La possibilité de choisir l'endroit où l'on se sent le plus productif, à domicile un jour, dans un espace inspirant comme The Bureau le lendemain, contribue directement à cette satisfaction.
L'impact environnemental positif du smart working
Le smart working génère un impact écologique positif direct grâce à la réduction drastique des déplacements domicile-travail. Moins de trajets quotidiens signifie une empreinte carbone réduite, tant pour les salariés que pour l'entreprise. La rationalisation des surfaces de bureaux contribue également à diminuer la consommation d'énergie. Cet impact environnemental constitue un argument supplémentaire pour la marque employeur, de plus en plus sensible aux enjeux RSE.
Les limites et défis du smart working
L'isolement et le maintien du lien social
Les travailleurs à distance peuvent se sentir coupés de leurs collègues et souffrir d'un manque de contacts sociaux. Cet isolement peut affecter le moral, la motivation et la qualité de la collaboration. Pour contrer ce risque, il est essentiel de mettre en place des canaux de communication efficaces, des échanges réguliers, des séminaires d'entreprise et des événements collaboratifs.
C'est précisément ici que les espaces de coworking premium jouent un rôle essentiel dans l'écosystème du smart working. Chez The Bureau, la lutte contre l'isolement est inscrite dans l'ADN du concept : les espaces communs exclusifs aux membres, les restaurants avec chef dédié, les afterworks comme l'apéritivo du jeudi, la programmation culturelle et événementielle (soirées, vernissages, partenariats, dégustations) créent un tissu social riche qui compense la solitude potentielle du travail à distance.
Le smart worker n'est pas un travailleur isolé c'est un professionnel qui choisit quand et où il s'entoure.
La frontière floue entre vie professionnelle et vie privée
C'est l'inconvénient principal reconnu unanimement : la difficulté à séparer clairement vie professionnelle et vie personnelle. Si le smart working facilite en apparence cette conciliation, le risque de dérives est réel : travailler le soir, le week-end, ne jamais « décrocher ». L'adoption de routines saines, d'un espace de travail dédié et de blocs de temps bien définis est essentielle.
Venir travailler dans un espace dédié comme The Bureau, distinct du domicile, contribue à maintenir cette frontière. Quand vous quittez l'espace le soir, vous quittez le travail physiquement et mentalement. C'est un avantage que le télétravail pur ne peut pas offrir.
La sécurité des données et la protection des informations confidentielles
En travaillant à distance, les employés accèdent à des informations confidentielles de l'entreprise depuis des environnements non contrôlés. Cela pose des problèmes majeurs de sécurité des données et de conformité RGPD. Les entreprises doivent mettre en place des mesures appropriées : VPN, chiffrement, accès sécurisés, politique de confidentialité claire, et sensibilisation régulière des collaborateurs.
Travailler depuis un espace professionnel sécurisé comme The Bureau atténue considérablement ce risque. Chaque bureau fermé dispose d'un VLAN dédié et étanche, les systèmes informatiques sont redondés et sécurisés via des routeurs/firewalls de dernière technologie, et il est interdit de connecter ses propres téléphones IP ou réseaux wifi ; autant de mesures qui protègent les données professionnelles bien mieux qu'un café ou un domicile.
Le droit à la déconnexion : un enjeu juridique et humain
Le droit à la déconnexion prend une dimension particulière dans le cadre du smart working, où les horaires et lieux de travail sont très flexibles. En France, ce droit est inscrit dans l'article 55 de la loi Travail. Le Parlement européen a également adopté une résolution en janvier 2021 pour promouvoir ce droit. L'Organisation internationale du Travail appelle les États à se doter de réglementations en ce sens.
L'employeur est tenu de définir les modalités de déconnexion, mais le salarié reste libre de les utiliser ou non ce qui rend le sujet d'autant plus délicat. Les entreprises qui adoptent le smart working doivent intégrer ces enjeux dès la conception de leur politique, via des accords collectifs clairs et un cadre protecteur pour les collaborateurs.
Comment mettre en place le smart working dans son entreprise ?
Évaluer la maturité de l'organisation et les besoins des collaborateurs
Avant toute chose, il est essentiel de faire un diagnostic honnête de la maturité de l'organisation. Tous les métiers et toutes les fonctions ne sont pas compatibles avec le smart working. L'évaluation doit porter sur les besoins réels des collaborateurs, les processus existants et la capacité technologique de l'entreprise. Un test simple proposé par certains experts : proposez à votre management de pouvoir travailler depuis un espace de coworking. Si la réponse est non, le chemin sera long.
Adapter les espaces de travail : du flex desk au smart office
L'environnement de travail doit évoluer pour s'adapter au modèle smart working. Pas besoin de grands travaux : il s'agit davantage d'optimisation et d'aménagement d'espaces variés et modulables. Prévoyez des zones de confidentialité sonore et visuelle (phone booths, meeting boxes), des espaces collaboratifs, et des lieux de convivialité. La mise en place d'une solution de desk booking devient indispensable pour éviter les conflits d'usage.
Une alternative de plus en plus prisée consiste à externaliser cette transformation vers des espaces de coworking premium déjà optimisés pour le smart working. Plutôt que de repenser intégralement ses propres bureaux, l'entreprise peut installer ses équipes dans un espace comme The Bureau qui propose déjà l'ensemble des typologies d'espaces nécessaires : bureaux fermés pour la concentration, espaces partagés pour la collaboration, cabines insonorisées pour les appels, restaurants pour la convivialité, salles de réunion pour les projets d'équipe. Le tout sans investissement d'aménagement et avec une flexibilité contractuelle maximale.
Déployer les bons outils technologiques
Le déploiement technologique est le socle opérationnel du smart working. Chaque collaborateur doit disposer d'un matériel nomade adapté et avoir accès à une suite complète d'outils de collaboration, de gestion de projets et de communication. L'infrastructure doit être sécurisée, VPN, cloud chiffré, et les collaborateurs formés à ces outils. Les principaux outils du smart worker incluent les plateformes de visioconférence (Zoom, Teams, Webex), les outils de gestion de projets (Trello, Asana, Monday), les messageries instantanées (Slack, Teams) et les solutions de stockage cloud sécurisé.
Lorsque les équipes travaillent depuis des espaces de coworking, l'infrastructure de l'espace doit être à la hauteur. Chez The Bureau, la solution de téléphonie unifiée 3CX avec téléphone IP dédié, les deux fibres redondées à 1 Gbps et les VLAN étanches par bureau garantissent que les outils technologiques des smart workers fonctionnent dans des conditions optimales.
Former les managers et instaurer une culture de la confiance
Le smart working implique un changement radical de posture managériale. Le management de présence doit céder la place à un management par objectifs et résultats. Les managers doivent être formés à la gestion d'équipes à distance, à l'évaluation sur les accomplissements et à la création d'un climat de confiance. Sans cette transformation managériale, le smart working ne peut pas fonctionner. Le rôle du manager évolue : il devient facilitateur et coach, plutôt que contrôleur.
Définir un cadre clair : charte, accord collectif et politique de confidentialité
Le smart working ne peut pas fonctionner dans le flou. Un cadre clair doit être défini : charte de smart working, accord collectif précisant les modalités, politique de confidentialité et de protection des données personnelles conforme à la RGPD, conditions de santé et sécurité au travail (risques de stress, isolement, ergonomie), et surtout modalités concrètes du droit à la déconnexion. Ce cadre protège à la fois l'entreprise et les collaborateurs, et garantit que la flexibilité ne se transforme pas en précarité.
Conclusion
Le smart working n'est pas un simple buzzword ni une mode passagère. C'est une transformation profonde et durable de la culture du travail, qui dépasse de loin le simple télétravail. Fondé sur quatre piliers, l'espace, le temps, la technologie et les personnes, il offre des bénéfices considérables tant pour les entreprises que pour les collaborateurs : économies, productivité, qualité de vie, recrutement élargi et impact environnemental positif.
Mais cette transformation exige un investissement réel : dans les outils technologiques, dans l'aménagement des espaces, dans la formation managériale et surtout dans l'instauration d'une véritable culture de la confiance. Le cadre juridique (protection des données personnelles, droit à la déconnexion, politique de confidentialité) doit accompagner ce mouvement pour protéger chaque partie prenante.
Les entreprises qui sauront embrasser intelligemment le smart working seront celles qui attireront les meilleurs talents, fidéliseront leurs collaborateurs et resteront compétitives dans un monde du travail en perpétuelle évolution.
Chez The Bureau, c'est la conviction que nous portons depuis notre fondation : le SmartWayOfWorking, c'est une vision de l'art de vivre et de travailler à la française, dans un climat de confiance, de créativité et de convivialité. Nos quatre adresses parisiennes sont conçues pour être le terreau de cette nouvelle façon de travailler : venez le découvrir par vous-même.
Sources :
https://www.ifop.com/wp-content/uploads/2021/10/118437-presentation-commune-salaries-et-chefs-dentreprise.pdf
https://www.ifop.com/article/les-cadres-face-au-teletravail-un-an-apres/
https://www.andrh.fr/article/Le-teletravail-post-covid-vu-par-les-DRH-Resultats-enquete-ANDRH-BCG
https://www.researchgate.net/publication/309636875
https://www.andrh.fr/article/Le-teletravail-post-covid-vu-par-les-DRH-Resultats-enquete-ANDRH-BCG